Verstop je niet bij financiële problemen: communiceer!
Vanuit ons regiokantoor in Drachten werk ik samen met mijn team van insolventiespecialisten hard om schuldenproblematiek bij (kleine) MKB-ondernemers in te dammen. Onze missie hierbij is het voorkomen van onnodige faillissementen en bedrijfsbeëindigingen. Ik hoef denk ik niemand te vertellen waarom wij dit doen, aangezien de gevolgen van een faillissement aanzienlijk kunnen zijn: lege winkelstraten, ontslag van personeel, executieveilingen, werkloze zzp’ers die noodgedwongen een beroep op de bijstand moeten doen, zijn nog maar enkele voorbeelden van de vele vervelende gevolgen die denkbaar zijn.
Naast het overheidsapparaat ‘teert’ Nederland op ondernemers. Wie van u is niet bij een bedrijf/ondernemer in dienst als werknemer? Wat zou u er van vinden als het bedrijf waar u trots voor werkt financiële problemen blijkt te hebben en dat uw baan wellicht op de tocht staat? Had u het kunnen zien aankomen en zo ja, had u zich ermee willen bemoeien? Wat had uw werkgever of wat had u als directeur / ondernemer kunnen doen om uit de financiële malaise te blijven? Ik zal u uitleggen wat erg eenvoudig is om te doen, maar waar toch in veel gevallen als eerste op wordt “bezuinigd”.
Communicatie met een belangrijke stakeholder: de schuldeiser
Vanuit onze praktijk zien we dat ondernemers met schulden gaandeweg steeds minder gaan communiceren met hun schuldeisers. Soms is dit een bewuste keuze, de ander keer is men compleet het overzicht verloren. Meestal gaat dit proces in 3 fases:
- In de eerste fase wordt er op directe herinneringen en aanmaningen niet meer gereageerd. Van ondernemers horen wij meestal dat zij dit doen, omdat ze hun focus op de business willen houden. De gedachte hierachter is niet gek, want door hard te blijven werken kan de ondernemer de omzet en liquide middelen binnenhalen, die benodigd zijn om de openstaande rekeningen te betalen. Vaak betaalt men de rekening even later alsnog, zij het wat te laat.
- De tweede fase begint als de benodigde inkomsten niet binnenkomen en de schuldeiser de vordering uit handen dreigt te geven aan bijvoorbeeld een incassobureau. Vaak neemt de ondernemer dan wel contact op met de schuldeiser met een verzoek tot uitstel van betaling. Ook worden er in deze fase toezeggingen gedaan of afspraken gemaakt over de betaling. Vaak worden deze afspraken nagekomen, maar soms ook niet.
- In de derde fase, als de gemaakte afspraken al een poos niet zijn nagekomen, dan begint de communicatie steeds meer stil te vallen. De bereikbaarheid van de ondernemer voor de schuldeiser wordt ook steeds minder. Als de ondernemer wel blijft communiceren, dan gaat meestal het “smoezenboek” open. Er worden diverse redenen bedacht om nader uitstel van betaling te krijgen. In deze laatste fase begint de ondernemer ook met het maken van onderscheid. De ene schuldeiser wordt nog wel te woord gestaan, de andere niet. De ondernemer acteert vooral nog richting de schuldeisers die hij/zij zelf het belangrijkst vindt of waarvan hij/zij de meeste pressie ondervindt.
Alle schuldeisers op een hoop?
Het is niet verstandig om onderscheid te maken tussen verschillende schuldeisers en om een bepaalde “categorie van schuldeisers” te negeren. Daarbij is het zo dat een aantal schuldeisers in ieder geval niet genegeerd moeten worden.
Leveranciers zijn bijvoorbeeld erg belangrijk voor het voortzetten van de business. Immers, zonder inkopen en voorraad kan een ondernemer zijn of haar product of dienst niet leveren en daalt dus de omzet. Vaak gelden er meerjarige contracten en kunnen goederen geleverd zijn onder eigendomsvoorbehoud. De continuïteit van een bedrijf kan ernstig in het gedrang komen, als leveranciers niet worden betaald. Tijdig contact opnemen om bijvoorbeeld te praten over de inkoopvoorwaarden kan problemen voorkomen. Omdat leveranciers zo belangrijk zijn raden wij ondernemers meestal aan om bij problemen niet stil te zitten en ook rond te kijken naar alternatieven. Stel een leverancier wil toch niet meer leveren, waar kunt u als ondernemer dan terecht? Als ondernemer dient u altijd in control te blijven van uw eigen situatie. Soms leidt zo’n verkennend onderzoek zelfs tot kostenbesparingen, als blijkt dat een andere manier van inkopen zelfs voordeliger is.
De bank neemt ook een bijzondere positie in. Als u als ondernemer de gemaakte afspraken met de bank niet nakomt, dan loopt u het risico om bij de afdeling bijzonder beheer terecht te komen. De te betalen rentes en aflossingen kunnen dan plotseling fors stijgen, zeker als u niet met de bank communiceert. In het ergste geval kan de bank de verstrekte lening(en) opeisen en dan heeft u als ondernemer echt een probleem. Vanuit onze praktijk zien we dat ondernemers vaak te lang wachten met gesprekken met de bank. Bij schulden zijn de limieten op leningen vaak al bereikt. Ga bij een lening niet pas praten bij een bovenmatige roodstand, maar zodra er een verandering (bijvoorbeeld een op- of afschaling) optreedt in uw situatie. Verwachtingen kunnen dan over en weer worden besproken.
Een gouden tip voor ondernemers die schulden dreigen te maken bij de belastingdienst, is om tijdig betalingsonmacht te melden. Hiermee voorkomt u verzuimboetes en dus extra kosten. Als u uw bedrijfscijfers niet op tijd paraat heeft voor een aangifte, vraag dan hiervoor een uitstelregeling aan. Ook hiermee voorkomt u verzuimboetes. Als er wel een schuld ontstaat bij de belastingdienst, maak hieromtrent dan afspraken, maar blijf wel de lopende verplichtingen betalen. De belastingdienst kijkt namelijk vooral naar de continuïteit van een onderneming. Vooral de omzetbelasting en loonbelasting zijn belangrijke indicatoren voor de belastingdienst. Schulden hierop kunnen al snel problematisch worden, aangezien u als ondernemer de verantwoordelijkheid hebt gekregen om genoemde belastingen namens de overheid te innen. Nalaten deze verantwoordelijkheid te nemen wordt een ondernemer door de belastingdienst zwaar aangerekend. Wilt u een onverwacht beslag op uw (bedrijfs)auto voorkomen, betaalt u dan ook uw motorrijtuigenbelasting op tijd. De belastingdienst, als overheidsorgaan, heeft geen winstbelang en komt daarom qua communicatie bij schulden naar de ondernemer vaak laat op gang, maar als ze eenmaal op gang komen, dan kunnen de maatregelen ook fors zijn en kan dit het einde van uw onderneming betekenen.
Hoe wij communiceren met schuldeisers
Vanuit de schulddienstverlening proberen wij zo transparant mogelijk te zijn en helder aan te geven wat er speelt. We proberen een beeld te geven van de oorzaak van de schulden, van de complicaties die er op dat moment zijn en van de oplossingsmogelijkheden. Tevens geven we een inschatting van de verwachte afhandeltijd van de vordering. Periodiek schrijven wij de schuldeisers aan en waar nodig lichten we telefonisch toe. Het is belangrijk om lange periodes van stilte of lange periodes zonder ontwikkelingen te vermijden. Schuldeisers willen voortgang zien en ze willen hier regelmatig van op de hoogte gebracht worden.
Voor ondernemers heb ik als tip: blijf communiceren! Maak een betalingsplan en praat over uw situatie met uw schuldeisers. Het taboe op financieel falen en de schaamte omtrent het niet nakomen van (financiële) afspraken is in Nederland nog steeds een issue, maar uitkomen voor uw problemen en vooral ook aangeven wat uw plan is om het op te lossen, toont juist pro-activiteit en lef aan wat mij betreft.
Voor schuldeisers heb ik de tip om niet te wachten totdat de betaling ooit binnenkomt. U kunt de ondernemer een zetje in de juiste richting geven door in een vroeg stadium zelf het contact te zoeken en u open op te stellen voor diens situatie. Probeer in plaats van te verwijten en veel brieven te sturen vooral te praten en tot oplossingen te komen.
Hielke van der West
